5 dicas de colaboração para usar uma alternativa de código aberto ao Google Docs
A escrita e edição colaborativas são muito fáceis quando você coloca esses recursos do ONLYOFFICE para funcionar.
ONLYOFFICE Docs é uma alternativa de código aberto auto-hospedada ao Microsoft Office e Google Docs para colaboração em documentos, planilhas e apresentações em tempo real.
A seguir estão as cinco maneiras mais importantes pelas quais o ONLYOFFICE Docs ajuda a organizar meu trabalho colaborativo.
1. Integre-se ao armazenamento de documentos
ONLYOFFICE Docs é altamente flexível na forma como você pode armazenar documentos. Por padrão, você pode usar o ONLYOFFICE Docs em um espaço de trabalho do ONLYOFFICE. Isso fornece uma solução de produtividade para gerenciamento de documentos e projetos. É a maneira mais fácil de usar o ONLYOFFICE Docs porque está incluído; quando você instala um, você obtém o outro.
No entanto, o conjunto completo do ONLYOFFICE pode ser integrado com ownCloud, Nextcloud e outras plataformas populares de sincronização e compartilhamento. Conectores úteis estão disponíveis na loja de aplicativos oficial da sua plataforma de compartilhamento ou no GitHub.
Por fim, como o ONLYOFFICE é de código aberto, os desenvolvedores de aplicativos da web são livres para integrar o ONLYOFFICE Docs em seus aplicativos usando a API do ONLYOFFICE.
2. Gerenciar permissões de documentos
No ONLYOFFFICE Docs, você pode diferenciar o que seus colegas de equipe podem fazer ao abrir documentos compartilhados. Você pode conceder-lhes permissão para visualizar, editar ou compartilhar arquivos ou realizar ações específicas – deixar comentários, sugerir alterações no modo de revisão, preencher determinados campos, etc. Diferenciar permissões de documentos pode ajudar a estruturar e proteger sua colaboração.
(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)
As permissões disponíveis dependem do seu sistema de gerenciamento de documentos. No ONLYOFFICE Workspace e no ownCloud, você pode compartilhar arquivos com todas as permissões listadas acima, além de obter uma permissão adicional para planilhas (Filtro personalizado no ONLYOFFICE ou Modificar filtro no ownCloud). A permissão de filtragem permite decidir se os filtros aplicados por um usuário devem afetar apenas essa pessoa ou todos. Se estiver integrando com Nextcloud ou, por exemplo, Seafile, você terá menos opções de permissão.
Caso você esteja integrando a suíte e queira adicionar mais permissões, seu app deverá permitir o registro de novos atributos de compartilhamento (como a capacidade de restringir download, impressão ou cópia do conteúdo do documento para a área de transferência), conforme descrito na documentação da API.
3. Verdadeira colaboração
O conjunto de ferramentas de trabalho colaborativo é basicamente o mesmo para todos os ambientes. Você tem comentários para adicionar notas, sugestões ou perguntas para pessoas que trabalham juntas em um documento. O ONLYOFFICE tem isso, é claro, mas se esforça para fornecer alguns recursos extras sempre que possível. Por exemplo, no ONLYOFFICE Workspace, você pode adicionar menções rapidamente digitando + ou @ seguido do nome de um usuário para chamar a atenção de uma pessoa específica para o seu comentário.
(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)
Há também um recurso de bate-papo para discutir algo rapidamente com colegas de equipe sem mudar para um aplicativo de mensagens (esteja ciente de que o histórico de bate-papo é apagado quando você fecha um documento).
Acompanhar alterações permite revisar documentos sugerindo alterações. Todas as alterações feitas neste modo são destacadas, e o proprietário e usuários com acesso total de edição podem aceitá-las ou rejeitá-las ou visualizar o documento com todas as alterações aceitas ou rejeitadas.
O que é importante sobre o trabalho colaborativo no ONLYOFFICE Docs é que os usuários que trabalham simultaneamente nos mesmos documentos podem definir preferências individuais (por exemplo, ativar o controle de alterações ou a verificação ortográfica, exibir caracteres não imprimíveis, aumentar e diminuir o zoom do documento e assim por diante) sem perturbar. uns aos outros.
4. Controle de versão
O versionamento é tão importante que indústrias inteiras se desenvolveram em torno do processo. Para desenvolvedores, escrever sem controle de revisão no estilo Git pode ser perturbador. Para criadores de conteúdo, enviar revisões por e-mail entre si pode ser complicado e confuso.
ONLYOFFICE Docs permite visualizar o histórico de versões de um documento no editor. As alterações e o autor que as fez são destacados em cores diferentes. A disponibilidade deste recurso é determinada pelo sistema de gerenciamento de documentos que você usa; o histórico de versões está disponível para integração do ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud e ownCloud.
(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)
5. Altere o modo de coedição em tempo real
Existem duas maneiras de coeditar um documento em tempo real no ONLYOFFICE Docs. Eles são chamados de modos Rápido e Estrito e estão disponíveis independentemente de como você integra o ONLYOFFICE ao seu conjunto de ferramentas.
O modo rápido permite que você veja as alterações dos seus coautores enquanto eles digitam. Suas alterações também são mostradas imediatamente a outras pessoas.
No modo Estrito, você bloqueia o documento em que está trabalhando e ninguém pode ver o que você está digitando até clicar em Salvar. Você pode ver quais partes do documento estão bloqueadas pelos coautores, mas não pode ver o que eles estão fazendo até que salvem.
Ao colaborar em um documento em um desses modos, o comando Ctrl+Z (desfazer) afeta apenas o seu trabalho, portanto, as ações dos seus coautores não são afetadas.
Bônus: opções de segurança
Dependendo do seu ambiente, você encontrará diferentes opções para proteger a colaboração em documentos.
ONLYOFFICE Workspace oferece o conjunto de ferramentas de segurança padrão, com HTTPS, backups, autenticação de dois fatores, login seguro e uma opção para criptografar dados em repouso. Um recurso que, segundo o ONLYOFFICE, não tem contrapartida é chamado de Salas Privadas.
Uma Sala Privada é uma pasta que só pode ser acessada por meio do aplicativo de desktop. Cada arquivo de escritório criado e armazenado é criptografado usando o algoritmo AES-265. Tudo o que você digita – cada letra, cada número, cada símbolo – é criptografado imediatamente, mesmo se você estiver colaborando em tempo real.
(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)
ONLYOFFICE Docs também usa JSON Web Tokens (JWT) para segurança. Os editores solicitam uma assinatura criptografada para verificar quem pode acessar o documento e o que pode fazer com ele. Atualmente, o JWT está implementado para ONLYOFFICE Workspace e para integrações Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, HumHub e Nuxeo, além de suas ferramentas de segurança integradas.
Em uma integração Nextcloud, você também pode inserir marcas d'água para proteger documentos confidenciais. As marcas d’água são habilitadas por um administrador e não podem ser removidas de um documento.
(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)
Tantos recursos
Existem muitos outros recursos no ONLYOFFICE que cabem em um artigo. Se você está procurando uma alternativa de código aberto às ferramentas de colaboração da Microsoft ou do Google, o ONLYOFFICE é a opção mais poderosa que conheço. Experimente e deixe-me saber nos comentários o que você acha do ONLYOFFICE Docs como uma ferramenta de colaboração.