Um guia detalhado sobre como trabalhar com documentos no Nextcloud

Nextcloud é uma plataforma de colaboração de conteúdo de código aberto que permite criar armazenamento seguro de arquivos com recursos de compartilhamento e sincronização. Não é exagero dizer que Nextcloud é uma solução ideal para gerenciamento de arquivos, pois esta plataforma permite compartilhar arquivos e pastas em seu computador e sincronizá-los instantaneamente com seu servidor Nextcloud.

No entanto, o Netxcloud não é bom apenas para fotos e arquivos multimídia. Esta plataforma tem muito a oferecer quando você lida com documentos de escritório. Este artigo ensinará como trabalhar com documentos em sua instância Netxlcoud.

Organize um armazenamento em nuvem centralizado

Com o Nextcloud, você pode criar um ambiente de armazenamento conveniente onde pode manter e gerenciar todos os seus documentos de texto, planilhas e apresentações. Você pode carregá-los manualmente ou importar arquivos do Office de armazenamento de terceiros instalando os aplicativos correspondentes da loja de aplicativos integrada.

Por exemplo, é possível integrar Dropbox, OneDrive e Google Drive. Assim, você pode importar seus documentos de escritório e outros dados para o armazenamento Netxcloud.

Gerencie documentos com facilidade

Nextcloud permite gerenciar documentos de diferentes maneiras. Você pode criar pastas e subpastas para manter documentos de diferentes tipos separadamente. Por exemplo, você pode criar uma pasta para apresentações e outra para planilhas. Além disso, você pode renomear, copiar ou mover facilmente arquivos do Office, escolhendo a opção necessária no menu de contexto ao clicar com o botão direito do mouse.

Para acessar rapidamente os documentos necessários, você pode marcá-los como favoritos. Quando precisar trabalhar com eles, basta clicar no ícone Favoritos no painel esquerdo, e você verá todos os documentos disponíveis com este status.

Outro recurso útil é a capacidade de atribuir tags. Se você quiser criar uma tag, tudo que você precisa fazer é abrir um arquivo através da visualização Detalhes no menu de contexto. Em seguida, digite o que deseja usar como tag. Você tem permissão para atribuir várias tags a um único arquivo. Todas as tags são compartilhadas por todos os usuários em seu servidor Nextcloud.

Além do mais, todos os usuários do Nextcloud podem deixar comentários. Você pode usar a visualização Detalhes para adicionar seus comentários em um documento ou ler os comentários deixados por outras pessoas. Os comentários ficam visíveis para os usuários que têm acesso ao arquivo.

Acesse seus documentos no desktop e no celular

Nextcloud vem com suporte total para WebDAV, para que você possa conectar e sincronizar facilmente com seus documentos do armazenamento Nextcloud por meio deste protocolo. Você tem permissão para se conectar a dispositivos Linux, Windows e macOS, bem como a aplicativos móveis para Android e iOS.

Uma vez conectado, você pode sincronizar seu PC desktop ou smartphone com seu servidor Nextcloud. Isso é especialmente útil quando você está constantemente em trânsito e precisa acessar seus documentos de diferentes locais.

Compartilhe documentos com outras pessoas

O que torna o Nextcloud excelente são seus recursos para compartilhamento seguro de arquivos. Como usuário do Nextcloud, você pode compartilhar arquivos e até pastas com links públicos, outros usuários e grupos, círculos e conversas do Talk.

Ao compartilhar um documento, planilha ou apresentação, você pode permitir a edição do arquivo com as soluções de edição colaborativa do Nextcloud, como ONLYOFFICE.

As opções adicionais de compartilhamento para arquivos do Office são:

• Ocultar download – esta opção remove o botão de download impossibilitando o download do arquivo.
• Proteger por senha – esta opção permite que você defina uma senha.
• Definir data de expiração – esta opção desativa automaticamente o compartilhamento em um dia fixo.
• Nota ao destinatário – esta opção permite enviar uma mensagem ao destinatário.
• Descompartilhar – esta opção foi projetada para reverter o compartilhamento.
• Adicionar outro link – esta opção permite criar vários links públicos com direitos diferentes.

O compartilhamento interno também está disponível no Nextcloud.

Criptografe seus documentos

Se você lida com informações confidenciais, certamente achará esse recurso útil. O fato é que Nextcloud vem com um aplicativo de criptografia do lado do servidor. Ao habilitá-lo, todos os seus arquivos Nextcloud são criptografados automaticamente no lado do servidor.

O aplicativo de criptografia usa seu login como senha para sua chave de criptografia exclusiva, então você não precisa fazer nada. Basta fazer login em sua instância Nextcloud e gerenciar seus documentos de escritório normalmente. Não se esqueça que você pode alterar sua senha a qualquer momento.

Você pode ativar a criptografia do lado do servidor nas configurações de administrador.

Edite e colabore em documentos com ONLYOFFICE

Nextcloud integra-se facilmente com alguns pacotes de escritório, permitindo criar e editar documentos de escritório online. Uma das melhores soluções é o ONLYOFFICE Docs, um pacote de escritório de código aberto para edição e colaboração de documentos online. Quando integrado, o ONLYOFFICE Docs torna possível editar arquivos DOCX, XLSX, PPTX, CSV e TXT, bem como visualizar PDFs.

Com este pacote de escritório online, você pode colaborar com outros usuários do Nextcloud em tempo real. Para esse propósito, o ONLYOFFICE Docs fornece um conjunto completo de recursos colaborativos, incluindo dois modos de coedição (Rápido e Estrito), Controle de Versão e Histórico de Versão, Rastreamento de Alterações, comentários, menções de usuários e comunicação por meio de o bate-papo integrado.

A colaboração de documentos em tempo real é ainda possível entre várias instâncias federadas do Nextcloud que estão conectadas a um único servidor de documentos ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).

Leia este guia para descobrir como integrar o ONLYOFFICE Docs ao Nextcloud.

Crie e preencha formulários online

Além dos tradicionais documentos de texto, planilhas e apresentações, o ONLYOFFICE Docs também permite trabalhar com formulários preenchíveis. Em outras palavras, você pode criar, editar e colaborar em documentos com campos preenchíveis. Esses campos podem ser de diferentes tipos. Por exemplo, campos de texto, botões de opção, listas suspensas, caixas de seleção, caixas de combinação e imagens.

Ao criar um formulário preenchível, você pode adicionar quantos campos forem necessários e ajustar suas propriedades. ONLYOFFICE Docs funciona com DOCXF, seu próprio formato para modelos de formulário. Portanto, ao criar um formulário, você cria um arquivo DOCX que pode editar e até mesmo compartilhar com outras pessoas para fins colaborativos.

Quando seu formulário DOCXF estiver pronto, você poderá salvá-lo como OFORM. Esta é outra extensão de arquivo desenvolvida pela equipe ONLYOFFICE. Este formato é usado para formulários preenchíveis prontos para uso. A principal peculiaridade do OFORM é que tal arquivo não pode ser editado exceto para inserir dados nos campos.

Portanto, ao abrir um arquivo OFORM, você não verá nenhuma ferramenta de edição. Você poderá navegar pelos campos existentes e inserir os dados necessários. Quando o arquivo OFORM estiver concluído, você poderá salvá-lo como PDF e baixá-lo diretamente da interface do editor.

Faça uso de permissões de compartilhamento adicionais

Além das permissões padrão de compartilhamento de arquivos, o ONLYOFFICE Docs oferece um conjunto de direitos de acesso avançados que você pode usar ao compartilhar um arquivo do Office com outros usuários:

• Com acesso total, você pode fazer o que quiser.
• Com View Only, você pode abrir o arquivo para visualização, mas a edição é proibida.
• Com Commenting, você pode visualizar o arquivo e deixar comentários sobre ele.
• Com Review, você pode usar o modo Track Changes.
• Com o Filtro Personalizado, outros usuários não poderão alterar o filtro estabelecido ao editar a planilha compartilhada.

Nextcloud permite que você compartilhe arquivos de escritório usando arrastar e soltar no Talk. Todos os participantes do chat terão acesso ao arquivo compartilhado.

Converta documentos do Office para formatos OOXML

ONLYOFFICE Docs também vem com recursos de conversão. Portanto, se você tiver documentos de escritório diferentes do OOXML, poderá convertê-los com um clique. A lista de formatos compatíveis para conversão é muito longa e inclui DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Sem conversão para OOXML, você pode abrir esses arquivos apenas para visualização. Se você deseja converter um arquivo não OOXML, clique com o botão direito e selecione a opção Converter com o ONLYOFFICE. Depois disso, você poderá abri-lo e editá-lo sem limitações.

Proteja seus documentos

Quando se trata de proteção de documentos, o ONLYOFFICEN Docs possui alguns recursos realmente interessantes. A maneira mais fácil de impedir o acesso não autorizado ao seu documento é definir uma senha forte. Ao abrir o documento, você terá que digitar a senha todas as vezes. Isso é muito útil se houver risco de alguém acessar seu dispositivo quando você estiver temporariamente ausente dele.

Outro recurso de segurança é a capacidade de adicionar marcas d’água. ONLYOFFICE Docs permite adicionar uma marca d'água de texto ou usar uma imagem para proteger seus arquivos do Office. Na configuração ONLYOFFICE, você também pode decidir se deseja que marcas d'água sejam mostradas ao compartilhar os arquivos com visualização segura.

Para usuários avançados, existe algo mais sofisticado. ONLYOFFICE Docs usa Jason Web Token (JWT), então você pode ativar essa tecnologia e configurar seu token para fornecer o mais alto nível de segurança. Leia a documentação oficial se quiser saber mais sobre o JWT no ONLYOFFICE Docs.

Como você pode ver, o Netxcloud é uma excelente plataforma para gerenciamento de documentos e compartilhamento de arquivos. No entanto, ele se torna muito mais poderoso quando você o integra ao ONLYOFFICE Docs. A solução combinada pode realizar todas as tarefas de escritório e permite criar um ambiente colaborativo seguro em sua máquina local.