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Como colaborar em documentos usando o espaço de trabalho ONLYOFFICE

Se o que você deseja é construir um espaço de trabalho colaborativo em seu servidor Linux, as opções mais evidentes podem ser Nextcloud, ownCloud e Seafile. Essas soluções permitem armazenar e compartilhar arquivos em um só lugar e oferecem recursos de sincronização de arquivos.

No entanto, se você não deseja apenas manter arquivos, mas também precisa da funcionalidade de colaboração de documentos, é uma boa ideia voltar sua atenção para o ONLYOFFICE Workspace. Esta plataforma de groupware foi projetada para gerenciar e coeditar documentos online.

Neste guia, você aprenderá como instalar o ONLYOFFICE Workspace e como esta solução facilita a colaboração em tempo real.

O que é o espaço de trabalho ONLYOFFICE?

ONLYOFFICE Workspace é uma plataforma colaborativa de código aberto que vem com um pacote de escritório online chamado ONLYOFFICE Docs para documentos de texto, planilhas, formulários e apresentações preenchíveis e um pacote de vários aplicativos de produtividade.

A solução permite criar um ambiente virtual seguro onde você pode armazenar todos os seus arquivos e colaborar em documentos em tempo real. Além disso, o ONLYIOFFICE Workspace oferece recursos de gerenciamento de projetos, calendário, relacionamento com clientes, gerenciamento de e-mail, comunicação on-line e redes sociais com blogs, fóruns e fóruns de notícias.

ONLYOFFICE Workspace é uma ferramenta de software auto-hospedada que pode ser implementada localmente. Existe também uma versão SaaS com vários planos tarifários, incluindo um para equipas com no máximo 5 pessoas.

Configuração de sistema recomendada

Antes de iniciar o processo de instalação, certifique-se de que seu sistema esteja em conformidade com estes requisitos:

  • CPU: processador dual-core de 2 GHz ou superior.
  • RAM: pelo menos 6 GB.
  • HDD: 40 GB de espaço livre.
  • Troca: pelo menos 6 GB.
  • SO: Distribuição AMD64 Linux com kernel v3.10 ou posterior.

Instalação do ONLYOFFICE Workspace Community Edition

Neste guia, instalaremos o ONLYOFFICE Workspace Community Edition, que é uma versão gratuita do software mais que suficiente para uso regular.

Se precisar de suporte técnico profissional e acesso aos editores da web móvel do ONLYOFFICE, você pode optar por uma versão comercial. No entanto, cabe a você se decidir.

O processo de instalação é bastante simples e requer que você siga uma série de etapas. Vamos começar!

Etapa 1. Obtenha o script de instalação do ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Workspace está equipado com um script de instalação para sistemas operacionais baseados em Linux com Docker. O script configura automaticamente os contêineres Docker com todos os componentes necessários.

Primeiramente, você precisa baixar o arquivo de script executando o seguinte comando wget:

wget https://download.onlyoffice.com/install/workspace-install.sh

Após obter o script, prossiga com o processo de instalação.

Etapa 2: Instale o espaço de trabalho ONLYOFFICE

Todas as ações de instalação abaixo devem ser realizadas com direitos de root. Para instalar todos os componentes necessários do ONLYOFFICE Workspace, digite isto:

bash workspace-install.sh -md "yourdomain.com"

Aqui “seudominio.com” é o seu domínio que será usado para o módulo ONLYOFFICE Mail. Se você não deseja que o componente Mail seja instalado, execute isto:

bash workspace-install.sh -ims false

O script de instalação verificará a disponibilidade do Docker no seu dispositivo e sua versão. Caso o serviço Docker não esteja presente ou sua versão não corresponda aos requisitos mínimos, o script irá instalá-lo ou atualizá-lo automaticamente.

Verifique a lista de todos os parâmetros disponíveis com este comando:

bash workspace-install.sh -h

Etapa 3: verifique se o espaço de trabalho do ONLYOFFICE funciona corretamente

Após a instalação, você precisa garantir que todos os componentes do ONLYOFFICE Workspace funcionem conforme o esperado. Abra seu navegador e digite o endereço IP do seu computador na rede local. Não digite localhost ou 127.0.0.1 na barra de endereço.

Parabéns! ONLYOFFICE Workspace deve estar em execução, o que indica uma instalação bem-sucedida.

Mantenha todos os seus arquivos juntos

Todos os seus arquivos são armazenados no módulo Documentos. Você tem permissão para criar pastas e subpastas para melhor gerenciamento de documentos, copiar e mover os arquivos, alterar seus nomes, marcá-los como favoritos para facilitar o acesso e até mesmo excluí-los.

Para sua conveniência, você pode conectar soluções de armazenamento de terceiros, como Nextcloud, ownCloud, OneDrive, Google Drive, kDrive e outros usando o protocolo WebDAV. Dessa forma, você pode criar um ambiente único para todos os seus arquivos.

O ONLYOFFICE Workspace está equipado com um reprodutor de mídia, para que você possa abrir e reproduzir facilmente quase todos os arquivos de áudio e vídeo devido ao suporte de todos os formatos populares, incluindo MPG e AVI, MPEG, MP3, WEBP, etc.

Há mais do que isso. Você também pode armazenar suas fotos e imagens no módulo Documentos porque ele suporta BMP, JPG, JPEG, PNG, TIF e GIF. Outro recurso útil é a capacidade de abrir e visualizar arquivos PDF, DjVu e XPS.

O visualizador integrado é fácil de usar e fornece uma barra de navegação com miniaturas de páginas. Além disso, você pode até armazenar livros eletrônicos, já que os formatos EPUB e FB2 são suportados pelo software.

Etapa 4: compartilhar e colaborar em documentos

Quando se trata de colaboração de documentos, o ONLYOFFICE Workspace possibilita o compartilhamento de documentos de texto, planilhas, formulários preenchíveis e apresentações com outros usuários para coautoria em tempo real.

Você pode disponibilizar seus arquivos para os usuários internos do portal ONLYOFFICE. Também existe a opção de compartilhar arquivos externamente, por meio de um link.

Ao compartilhar algo, você pode escolher a permissão de acesso necessária:

  • Acesso total
  • Análise
  • Comente
  • Somente leitura
  • Negar acesso

Além disso, existem permissões de acesso especiais – Preenchimento de formulários para formulários preenchíveis e Filtro personalizado para planilhas.

A partir da versão 12.0, a plataforma colaborativa ONLYOFFICE permite um compartilhamento mais flexível devido a novas configurações avançadas:

  • Não é possível imprimir, baixar ou copiar arquivos (para permissões somente leitura e comentários).
  • Não é possível alterar as configurações de compartilhamento (para permissão de acesso total).

Depois de compartilhar um arquivo, você pode iniciar o processo de colaboração e aproveitar a funcionalidade de coautoria do ONLYOFFICE Workspace. Por exemplo, você pode:

  • Ative qualquer um dos dois modos de coedição, Rápido ou Estrito, com a opção de alternar entre eles a qualquer momento.
  • Aceite e rejeite alterações feitas por outras pessoas com o recurso Rastrear alterações.
  • Restaure qualquer versão do arquivo usando o histórico de versões.
  • Responda aos comentários de outros usuários e deixe os seus.
  • Chame a atenção de um coautor específico marcando-o nos comentários.
  • Compare diferentes versões do mesmo documento em tempo real.
  • Envie mensagens de texto no chat integrado.
  • Converse com outras pessoas através do plugin Telegram.
  • Faça áudio e chamadas de alta qualidade usando o plugin Jitsi.

ONLYOFFICE Workspace v12.0 também permite que você trabalhe com outros usuários em servidores web remotos a partir de clientes WebDAV, possibilitando a coedição de documentos e o gerenciamento de arquivos.

Etapa 5: Trabalhe com documentos em outros módulos

No ONLYOFFICE Workspace, o módulo Documentos está intimamente integrado a outros módulos, o que permite facilitar as coisas e aumentar sua produtividade.

Se você trabalha com projetos no módulo Projetos, você pode anexar diretamente os documentos necessários armazenados no módulo Documentos. Basta criar uma tarefa ou discussão em um projeto e adicionar os documentos necessários para uma conclusão bem-sucedida.

Caso você configure o ONLYOFFICE Mail Server, você terá a oportunidade de anexar documentos, planilhas, apresentações e formulários preenchíveis aos seus e-mails. Outro recurso útil é a capacidade de enviar arquivos diretamente por e-mail usando o menu de contexto do módulo Documentos, o que economiza tempo em alguns casos.

Além dos módulos Projetos e Correio, o módulo Documentos também está conectado ao sistema CRM integrado onde você pode anexar arquivos aos perfis dos clientes.

Conclusão

Usando o ONLYOFFICE Workspace, você pode criar facilmente um escritório colaborativo totalmente funcional com recursos de colaboração e gerenciamento de documentos em seu servidor Linux. A melhor notícia é que tudo isso pode ser feito gratuitamente, graças à disponibilidade da Community Edition gratuita.